Obsługa informatyczna firm · Poczta i chmura
Poczta firmowa i Microsoft 365 / Google Workspace, ustawione tak, żeby pracować bez przeszkód
Porządkuję firmową pocztę i dokumenty w chmurze, żeby wszyscy w zespole mieli własne adresy, wspólny kalendarz i dostęp do plików z każdego miejsca.
Poznajesz którąś z tych sytuacji?
- Pracownicy używają prywatnych adresów e-mail do spraw firmy.
- Poczta zapełnia się, a nikt nie wie, co można usunąć.
- Maile do klientów czasem trafiają do spamu.
- Pracownik odchodzi i jego skrzynka znika razem z nim.
- Dokumenty krążą w załącznikach i nikt nie wie, która wersja jest aktualna.
Dobrze ustawiona poczta i chmura porządkują pracę, a nie dokładają zadań.
Z czym to się je
Czym jest poczta firmowa i chmura
To adresy e-mail w domenie Twojej firmy, wspólne kalendarze i miejsce na pliki dostępne z każdego urządzenia. Najczęściej wybieranymi usługami są Microsoft 365 i Google Workspace. Każdy pracownik dostaje konto, a Ty zarządzasz tym, kto ma do czego dostęp.
Konfiguruję usługę od początku: dodaję użytkowników, ustawiam domenę, uprawnienia i zabezpieczenia. Jeśli firma już korzysta z innej poczty, przenoszę skrzynki tak, aby stare wiadomości trafiły na nowe konta, a praca zespołu nie została przerwana.
Dodatkowo proponuję kopię zapasową i archiwizację. Dzięki temu, gdy ktoś przypadkiem skasuje ważną wiadomość albo odejdzie z firmy, nie tracisz historii korespondencji z klientami.
Co zyskujesz
Co zyskujesz dzięki poczcie i chmurze
Profesjonalne adresy
Klienci widzą adresy w domenie Twojej firmy, a nie prywatne skrzynki.
Porządek w dokumentach
Wszyscy pracują na tych samych plikach, bez krążenia załączników.
Dostęp z każdego miejsca
Zespół ma dostęp do poczty i plików z biura, domu i telefonu.
Historia pod kontrolą
Kopia i archiwizacja chronią korespondencję przed pomyłką.
Przykład
Jak to wygląda w praktyce
Przed porządkiem
Po wdrożeniuPrzykład ilustracyjny, oparty na sytuacjach, które często spotykam w małych firmach.
Krok po kroku
Jak to wygląda z Twojej strony
- 1
Rozmowa
Twój udział: rozmowaUstalamy, kto potrzebuje konta i jak pracujecie.
- 2
Konfiguracja
Twój udział: dane osóbUstawiam usługę, domenę, konta i zabezpieczenia.
- 3
Przeniesienie
Twój udział: krótka przerwaMigruję skrzynki i pliki bez przerwy w pracy.
- 4
Wdrożenie zespołu
Twój udział: spotkaniePokazuję zespołowi, jak korzystać z poczty i chmury.
Co dostajesz
Co dostajesz
- Konfigurację Microsoft 365 lub Google Workspace
- Adresy e-mail w domenie Twojej firmy
- Migrację istniejących skrzynek i kontaktów
- Ustawienia chroniące przed podszywaniem się pod firmę
- Kopię zapasową i archiwizację poczty
- Krótkie wprowadzenie dla zespołu
„Poczta jest wizytówką firmy. Warto, żeby była uporządkowana i bezpieczna, a przy tym wygodna dla ludzi.”
Dla kogo jest poczta firmowa i chmura
- Firmy, które chcą przejść z darmowej poczty na adresy w swojej domenie
- Zespoły przenoszące skrzynki z jednego dostawcy do drugiego
- Firmy, które pracują na wspólnych dokumentach i kalendarzach
- Właściciele, którzy chcą mieć kopię i porządek w firmowej poczcie
Najczęstsze pytania
Microsoft 365 czy Google Workspace — co wybrać?
Oba rozwiązania są dobre. Wybór zależy od tego, jak pracujesz: czy korzystasz z programów Office, czy wolisz pracę w przeglądarce, jakie masz urządzenia i do czego przywykli pracownicy. Po rozmowie mówię, które będzie wygodniejsze i prostsze w Twojej firmie.
Czy przy migracji stracę maile?
Nie powinieneś. Przenoszę skrzynki tak, aby stare wiadomości, kontakty i kalendarze trafiły na nowe konto. Zanim cokolwiek zmienię, sprawdzam, co jest do przeniesienia, i ustalam z Tobą termin, aby praca zespołu nie została przerwana.
Czy poczta w chmurze ma kopię zapasową?
Dostawca dba o działanie usługi, ale nie zawsze odpowiada za to, co pracownik skasuje albo co zostanie zaszyfrowane po ataku. Dlatego proponuję osobny backup poczty i dokumentów. Wtedy ważne wiadomości można odzyskać także po pomyłce.
Czy ustawisz adresy w mojej domenie?
Tak, konfiguruję poczty firmowe w Twojej domenie, na przykład imie@twojafirma.pl. Ustawiam też zabezpieczenia, które utrudniają podszywanie się pod Twoją firmę, żeby Twoje maile trafiały do klientów, a nie do spamu.
Zobacz też
Co jeszcze zabezpieczy Twoją firmę
Bezpłatna konsultacja
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Niezobowiązująca rozmowa: powiem, co realnie da Ci więcej klientów i ile to kosztuje. Odpowiadam w ciągu 24 h.
