W skrócie
- Zasada 3-2-1: trzy kopie, dwa różne nośniki, jedna kopia poza firmą.
- Przeciw ransomware dodaj kopię offline lub niezmienną, której nie da się zaszyfrować.
- Synchronizacja w chmurze nie jest kopią zapasową, bo usunięcie i zaszyfrowanie też się synchronizują.
- Kopię trzeba odtwarzać próbnie, a dyski z danymi osobowymi szyfrować i odłączać po kopii.
Spis treści (8)
Kopia zapasowa w firmie to jedyna rzecz, która ratuje Cię, gdy dysk padnie, ktoś usunie folder albo komputery zaszyfruje ransomware. Większość małych firm ma jakąś kopię, ale rzadko wie, co dokładnie w niej jest i czy da się ją odtworzyć. Poniżej opisuję zasadę 3-2-1, jej nowszą wersję przeciw ransomware i proste zestawy, które da się zrobić bez drogiego sprzętu.
Zasada 3-2-1 w kopii zapasowej w firmie
Zasada 3-2-1 mówi: trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza firmą. Oryginał na komputerze liczy się jako pierwsza kopia.
W praktyce wygląda to tak:
- Dane robocze na komputerze lub serwerze.
- Kopia lokalna na innym nośniku, na przykład na dysku zewnętrznym albo w NAS-ie.
- Kopia poza firmą, na przykład w chmurze albo na dysku trzymanym w innym miejscu.
Dwa różne nośniki chronią przed awarią jednego typu urządzenia. Kopia poza firmą chroni przed kradzieżą, pożarem i zalaniem, bo wtedy giną i komputer, i dysk leżący obok niego.
Z praktyki: Najczęstszy układ, jaki widzę w małych firmach, to jeden dysk zewnętrzny podłączony na stałe do komputera. To jedna kopia na tym samym biurku, a nie zasada 3-2-1.
Nowsze warianty: kopia offline i niezmienna
Ransomware potrafi zaszyfrować lub usunąć każdą kopię, do której komputer ma dostęp. Dlatego współczesne zalecenia dokładają do 3-2-1 kopię odłączoną od sieci albo taką, której nie da się zmienić.
Amerykańska agencja CISA w przewodniku #StopRansomware zaleca utrzymywanie kopii offline i zaszyfrowanych oraz regularne sprawdzanie, czy da się z nich odtworzyć dane. Uzasadnienie jest proste: wiele odmian ransomware szuka dostępnych kopii i je niszczy.Ich dokumenty warto przejrzeć przed wyborem rozwiązania.
Co to oznacza dla małej firmy:
- Kopia offline: dysk, który po wykonaniu kopii odłączasz od komputera i chowasz.
- Kopia niezmienna: usługa w chmurze, która przez ustalony czas nie pozwala usunąć ani nadpisać zapisanych wersji. Dostępność tej funkcji zależy od dostawcy i planu.
Nie musisz mieć obu. Jedna z nich, połączona z klasyczną zasadą 3-2-1, daje już wyraźnie lepszą ochronę niż same kopie podłączone na stałe.
Synchronizacja w chmurze to nie kopia zapasowa
Dysk Google, OneDrive i podobne usługi synchronizują foldery, a nie robią kopii. Jeśli usuniesz plik na komputerze, zniknie też w chmurze. Jeśli ransomware zaszyfruje pliki, zaszyfrowane wersje zsynchronizują się tak samo.
Częściowo pomagają kosz i wersjonowanie. Dysk Google przechowuje starsze wersje plików, ale dokumentacja podaje, że wersja może zostać trwale usunięta po upływie określonego czasu lub po przekroczeniu limitu nowszych wersji. Na takim mechanizmie nie opieraj całej ochrony. Przy zaszyfrowaniu setek plików odtwarzanie ich pojedynczo bywa też bardzo żmudne.
Rozwiązanie jest proste: synchronizację traktuj jako wygodę do pracy, a kopię zapasową jako osobny mechanizm. Najlepiej taki, w którym zwykły użytkownik nie może usunąć historii.
Co kopiować w małej firmie
Kopiuj wszystko, czego odtworzenie od zera kosztowałoby Cię czas lub pieniądze. Zacznij od listy, bo często okazuje się, że ważne dane leżą w miejscach, o których nikt nie pamięta.
- Dokumenty i umowy z komputerów pracowników.
- Księgowość: pliki programu księgowego i faktur. Jeśli korzystasz z programu online, sprawdź u dostawcy, jak wygląda eksport i kopie po jego stronie.
- Poczta: skrzynki, zwłaszcza gdy pocztę trzymasz na koncie poczty firmowej bez archiwum.
- Strona www: pliki oraz baza danych. Hosting zwykle robi własne kopie, ale zrób też osobną, której nie kontroluje hosting.
- Zdjęcia, projekty i materiały graficzne lub wideo, często największe objętościowo.
- Konfiguracje: ustawienia routera, serwera, domeny, listę haseł i kont w menedżerze haseł. Bez nich odtworzenie firmy po awarii trwa znacznie dłużej.
Z praktyki: Kopia strony przechowywana tylko u hostingu to kopia na tym samym koncie, które może zostać zablokowane lub zhakowane. Osobna kopia pobrana raz na jakiś czas rozwiązuje ten problem.
Poniższa tabela pomaga przypisać odpowiedzialność. Częstotliwość dobierz do tego, ile pracy możesz stracić: jeśli dzień pracy to za dużo, kopia raz w tygodniu nie wystarczy.
| Dane | Jak często | Gdzie | Kto sprawdza |
|---|---|---|---|
| Dokumenty i umowy | Codziennie, automatycznie | Dysk lokalny i chmura z wersjonowaniem | Wskazana osoba w firmie |
| Księgowość | Po każdej większej zmianie i co tydzień | Dysk offline i chmura | Właściciel lub księgowa |
| Poczta | Codziennie lub ciągłe archiwum | Chmura lub osobne archiwum | Administrator IT |
| Strona www i baza | Przed zmianami i cyklicznie | Hosting oraz osobna kopia | Opiekun strony |
| Zdjęcia i projekty | Po zakończeniu projektu | Dysk zewnętrzny i chmura | Właściciel projektu |
| Konfiguracje i dostępy | Po każdej zmianie | Zaszyfrowany plik w dwóch miejscach | Właściciel |
Proste zestawy bez kosztownego sprzętu
Dobry zestaw zależy od liczby osób i ilości danych, a nie od ceny sprzętu. Poniżej dwa układy, które sprawdzają się w małych firmach.
Jedna lub dwie osoby
Komputer, dysk zewnętrzny i kopia w chmurze z wersjonowaniem. Kopia na dysk robi się automatycznie według harmonogramu, a po jej zakończeniu dysk odłączasz. Taki dysk jest kopią offline. Kopia w chmurze działa w tle i jest tą trzecią, poza firmą.
Kilka osób
Wspólne dane trzymaj na NAS-ie, czyli małym serwerze plików w biurze. Sam NAS nie jest kopią, bo to wciąż jedno urządzenie w jednym miejscu. Dodaj do niego kopię do chmury oraz dysk wymienny, który co jakiś czas odłączasz i zabierasz poza firmę. Zadbaj też o to, by zwykłe konta pracowników nie miały uprawnień do usuwania kopii.
W obu przypadkach ustaw automatyzację. Kopia, o której ktoś ma pamiętać, w końcu przestanie być robiona. Podobnie jak przy innych powtarzalnych zadaniach, o których piszę w tekście 7 procesów do automatyzacji w firmie, harmonogram robi to lepiej niż człowiek.
Test odtworzenia, szyfrowanie i RODO
Kopia, z której nie sprawdzono odtworzenia danych, jest tylko założeniem. Polecam test odtworzenia raz na kwartał: wybierz kilka plików, bazę lub całą skrzynkę i przywróć je w innym miejscu. Jeśli firma jest bardzo mała, rzadszy test też jest lepszy niż żaden. Częstotliwość dobierz do ważności danych.
Trzy zasady, które warto stosować od razu:
- Test odtworzenia według harmonogramu, z zapisem, kto go zrobił i co się udało.
- Szyfrowanie kopii, zwłaszcza dysków wynoszonych poza firmę. Zgubiony niezaszyfrowany dysk to wyciek danych.
- Odłączanie dysku po kopii, żeby ransomware nie miał do niego dostępu.
W kopiach są dane osobowe klientów, pracowników i kontrahentów, więc RODO dotyczy ich tak samo jak danych na komputerach. Rozporządzenie wymaga środków zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa, który obejmuje poufność, integralność i dostępność danych. Europejska Rada Ochrony Danych w poradniku dla małych firm opisuje bezpieczeństwo danych osobowych, w tym kopie zapasowe i szyfrowanie. Szerzej o danych osobowych w nowych narzędziach piszę w tekście AI a RODO w firmie.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Nie musisz kupować niczego, by zacząć. Wystarczy kilka konkretnych kroków:
- Spisz, gdzie leżą dane firmy, i oznacz te, bez których nie da się pracować.
- Sprawdź, ile masz dziś kopii i czy któraś jest poza firmą.
- Ustaw automatyczną kopię na dysk zewnętrzny i kopię w chmurze z wersjonowaniem.
- Zaszyfruj dyski z kopiami i ustal, kto je odłącza po zakończeniu.
- Wpisz do kalendarza pierwszy test odtworzenia.
Jeśli wolisz, żeby ktoś sprawdził to za Ciebie, w ramach wsparcia IT dla firm robię przegląd kopii zapasowych: co jest kopiowane, gdzie, czy da się to odtworzyć i co warto poprawić. Możesz też napisać do mnie i opisać, jak wygląda Twoja firma.
Najczęstsze pytania
Czy dysk zewnętrzny podłączony na stałe wystarczy jako backup?
Nie. Taki dysk jest narażony na te same zagrożenia co komputer, w tym ransomware, kradzież i pożar. Odłączaj go po wykonaniu kopii i miej drugą kopię poza firmą.
Czy kopia na Dysku Google lub OneDrive to backup?
Zwykła synchronizacja nie. Usunięcie lub zaszyfrowanie pliku przenosi się do chmury. Wersjonowanie i kosz pomagają, ale mają limity, więc dodaj osobną kopię.
Jak często sprawdzać, czy kopia działa?
Polecam test odtworzenia raz na kwartał jako punkt wyjścia. Przy ważnych danych rób go częściej. Ważne, by przywrócić realne pliki, a nie tylko sprawdzić, że kopia się wykonała.
Czy kopie zapasowe podlegają RODO?
Tak, jeśli zawierają dane osobowe. Powinny być chronione tak jak dane źródłowe, na przykład szyfrowane i dostępne tylko dla upoważnionych osób.
Czy hosting robi kopię mojej strony i czy to wystarczy?
Wielu dostawców robi kopie, ale zakres i czas ich przechowywania są różne. Sprawdź warunki u dostawcy i pobieraj dodatkową kopię, którą trzymasz osobno.
Źródła
Autor
Piotr Babczyński
Pomagam firmom ze Szczecina i całej Polski zdobywać klientów z internetu: SEO, reklamy Google i Meta, automatyzacje i wdrożenia AI. Piszę o tym, co sprawdzam na realnych projektach.
- 30 lat w IT
- SEO i Google Ads
- Wdrożenia AI
- #backup
- #ransomware
- #RODO
- #wsparcie IT
