Automatyzacje · Automatyczne maile i powiadomienia
Automatyczne maile i przypomnienia dla klientów, żeby nikt nie zapomniał o terminie ani o odpowiedzi
Automatyczne maile i powiadomienia pilnują za Ciebie kontaktu z klientem: potwierdzają, przypominają i dopytują we właściwym momencie. Nic nie umyka, a Ty nie musisz o tym pamiętać.
Poznajesz którąś z tych sytuacji?
- Klienci zapominają o wizycie i trzeba dzwonić z przypomnieniem.
- Wysłałeś ofertę i nikt do niej nie wraca, bo brakuje czasu na ponaglenie.
- Klient po zakupie nie dostaje żadnej informacji i dopytuje, co dalej.
- Zespół przeoczył ważną wiadomość od klienta.
- O prośbie o opinię albo podziękowaniu przypominasz sobie za późno.
Takie wiadomości są proste, ale łatwo o nich zapomnieć w natłoku pracy. Automat wysyła je zawsze, w odpowiednim czasie.
Z czym to się je
Czym są automatyczne maile i powiadomienia
To wiadomości wysyłane przez program w reakcji na zdarzenie lub w ustalonym terminie. Klient umówił wizytę, więc dostaje potwierdzenie. Dzień wcześniej przychodzi przypomnienie. Po wizycie podziękowanie i prośba o opinię. Ty niczego nie piszesz za każdym razem.
Powiadomienia mogą też trafiać do Ciebie i zespołu. Gdy przyjdzie nowe zapytanie albo ktoś zapłaci fakturę, dostajesz sygnał na poczcie lub w komunikatorze. Nic nie leży niezauważone, a nikt nie musi wciąż odświeżać skrzynki. Dzięki temu Twój zespół reaguje szybciej i nie traci czasu na szukanie wiadomości.
Treść wiadomości piszemy razem, językiem Twojej firmy. Ustalamy, kiedy mają wychodzić i kto je otrzymuje. Dbam też o zgody klientów i możliwość wypisania się, żeby wszystko było zgodne z przepisami. Zanim cokolwiek wyśle się do klientów, sprawdzamy to razem na kilku próbnych przykładach.
Co zyskujesz
Co zyskujesz dzięki wiadomościom
Mniej nieobecności
Klienci dostają przypomnienie o terminie, więc rzadziej o nim zapominają, a Ty nie tracisz pustych godzin.
Więcej odpowiedzi na oferty
Delikatne przypomnienie po kilku dniach często odblokowuje rozmowę, którą klient odłożył.
Klient czuje się zaopiekowany
Dostaje potwierdzenia i informacje na bieżąco, więc wie, na czym stoi, i nie musi dzwonić.
Zespół niczego nie przeoczy
Ważne zdarzenia trafiają do właściwej osoby od razu, bez grzebania w skrzynce.
Przykład
Jak to wygląda w praktyce
Przed automatycznymi wiadomościami
Po automatycznych wiadomościachPrzykład ilustracyjny, oparty na sytuacjach, które często spotykam w małych firmach.
Krok po kroku
Jak to wygląda z Twojej strony
- 1
Rozmowa o kontakcie
Twój udział: listaMówisz, jakie wiadomości dziś wysyłasz ręcznie albo powinieneś wysyłać, ale brakuje czasu.
- 2
Treści
Twój udział: akceptacjaPiszemy razem krótkie wiadomości w Twoim tonie. Zatwierdzasz każdą z nich.
- 3
Ustawienia
Twój udział: testUstawiam, kiedy mają wychodzić i do kogo, oraz dbam o zgody i wypisanie się.
- 4
Start
Twój udział: obserwacjaWiadomości zaczynają wychodzić. Na początku sprawdzamy razem, jak reagują klienci.
Co dostajesz
Co dostajesz
- Zestaw gotowych, napisanych po ludzku wiadomości
- Ustawione terminy wysyłki dopasowane do Twojej firmy
- Powiadomienia dla Ciebie i zespołu o ważnych zdarzeniach
- Dopilnowane zgody i możliwość rezygnacji
- Sprawdzenie, że wiadomości docierają, a nie lądują w spamie
- Poprawki treści po pierwszych tygodniach
„Dobra wiadomość od firmy brzmi jak miły człowiek, nie jak automat. Dlatego treści piszemy razem, a program pilnuje tylko terminów.”
Dla kogo są automatyczne maile i przypomnienia
- Salony, gabinety i firmy usługowe, w których klienci umawiają się na terminy
- Sklepy, które chcą przypominać o porzuconym koszyku albo potwierdzać zamówienie
- Firmy wysyłające oferty i czekające na odpowiedź, której nikt nie ponawia
- Właściciele, którzy chcą utrzymać kontakt z klientami, ale nie mają na to czasu
Najczęstsze pytania
Jakie wiadomości można wysyłać automatycznie?
Potwierdzenia zamówienia lub rezerwacji, przypomnienia o wizycie, ponaglenia o płatności, podziękowania po zakupie, a także przypomnienie o ofercie, na którą klient nie odpowiedział. Treść piszemy razem, żeby brzmiała jak Ty, a nie jak automat. Zestaw wiadomości dobieramy do tego, jak działa Twoja firma.
Czy klient zorientuje się, że to automat?
Wiadomości piszemy zwykłym, ciepłym językiem i podpisujemy Twoim imieniem lub nazwą firmy. Nie ukrywamy, że to powiadomienie, ale nie ma ono brzmieć sztywno. Dobrze ułożona wiadomość wygląda jak miła, terminowa obsługa. Wiadomość dopasowana do klienta jest przyjmowana znacznie lepiej niż szablon bez serca.
Czy mogę wysyłać też SMS lub wiadomości w komunikatorze?
Tak, o ile klient wyraził na to zgodę i wybrana usługa to umożliwia. Dobieram kanał do tego, jak komunikują się Twoi klienci. Dbam też o zgody i możliwość rezygnacji, żeby wszystko było zgodne z przepisami. Wybieram te kanały, w których Twoi klienci faktycznie odpowiadają.
Czy takie maile nie wylądują w spamie?
Dobrze skonfigurowana poczta firmowa i rozsądna liczba wiadomości zmniejszają to ryzyko. Sprawdzam ustawienia domeny, żeby wiadomości od Twojej firmy były rozpoznawane jako wiarygodne. Gwarancji nie ma, ale poprawna konfiguracja bardzo pomaga. Warto też sprawdzić, jak wiadomości wyglądają w skrzynce odbiorcy.
Zobacz też
Co jeszcze da się zautomatyzować
Bezpłatna konsultacja
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Niezobowiązująca rozmowa: powiem, co realnie da Ci więcej klientów i ile to kosztuje. Odpowiadam w ciągu 24 h.
