Automatyzacje · Oszczędność czasu zespołu
Jak oszczędzić czas pracowników, oddając powtarzalne zadania automatowi
Czas zespołu to najdroższy zasób w firmie. Pokażę Ci, gdzie ucieka na powtarzalne drobiazgi, i zautomatyzuję to, żeby pracownicy zajęli się tym, co wymaga myślenia.
Poznajesz którąś z tych sytuacji?
- Pracownicy narzekają, że ciągle są zawaleni administracją.
- Sam wykonujesz zadania, które powinien robić ktoś inny.
- Zdarza się, że klienci czekają, bo zespół nie zdąża.
- Te same czynności zjadają pół dnia, a nikt nie wie dokładnie ile.
- Zatrudnienie kolejnej osoby wydaje się jedynym rozwiązaniem.
Czasem nie brakuje ludzi, tylko czasu na to, co ważne. Odzyskany czas zwykle starcza na sporą część zadań, które dziś wydają się nie do ogarnięcia.
Z czym to się je
Czym jest oszczędność czasu zespołu
To odzyskiwanie godzin, które dziś idą na powtarzalne czynności. Nie chodzi o to, by ludzie pracowali szybciej, tylko by nie robili tego, co może zrobić program. Wtedy ten sam zespół ma więcej przestrzeni na rozmowy z klientami i pracę, która przynosi pieniądze.
Zaczynam od przejrzenia dnia pracy w firmie. Pytam, co jest nudne, co się powtarza i co najczęściej odkłada się na później. Z tej listy wybieramy zadania, które da się oddać automatowi bezpiecznie i bez ryzyka.
Po wdrożeniu sprawdzamy, czy czas faktycznie się odzyskał. Jeśli tak, wybieramy kolejne zadanie. Jeśli nie, szukamy przyczyny i poprawiamy. Dzięki temu automatyzacja ma sens biznesowy, a nie jest tylko ciekawostką. Taki rachunek jest ważny, bo pokazuje, czy wysiłek miał sens dla firmy.
Co zyskujesz
Co zyskujesz dzięki odzyskanemu czasowi
Zespół zajmuje się ważniejszym
Pracownicy poświęcają się klientom i zadaniom wymagającym oceny, a nie przepisywaniu danych.
Mniej przeciążenia
Gdy znika część nudnej pracy, rzadziej pojawia się zmęczenie i poczucie, że wszystko jest pilne.
Możliwość rozwoju bez nowych etatów
Ten sam zespół obsłuży więcej zleceń, gdy powtarzalne zadania robi program.
Wiesz, czy się opłaciło
Porównujemy czas przed i po, więc widzisz konkretny efekt, a nie tylko wrażenie.
Przykład
Jak to wygląda w praktyce
Przed oszczędnością czasu
Po oszczędności czasuPrzykład ilustracyjny, oparty na sytuacjach, które często spotykam w małych firmach.
Krok po kroku
Jak to wygląda z Twojej strony
- 1
Przegląd dnia
Twój udział: listaOpisujesz z zespołem, co zajmuje najwięcej czasu. Razem tworzymy listę zadań do rozważenia.
- 2
Wybór zadań
Twój udział: decyzjaWybieramy te, które dadzą najwięcej odzyskanego czasu przy najmniejszym ryzyku.
- 3
Wdrożenie
Twój udział: szkolenieAutomatyzuję wybrane zadania i pokazuję zespołowi, jak to działa w praktyce.
- 4
Pomiar
Twój udział: ocenaPo jakimś czasie sprawdzamy, ile czasu faktycznie odzyskaliście. Decydujemy o kolejnych krokach.
Co dostajesz
Co dostajesz
- Listę zadań, które zjadają czas zespołu
- Ocenę, które z nich warto zautomatyzować
- Wdrożone automatyzacje dla wybranych zadań
- Porównanie czasu przed i po wdrożeniu
- Krótkie szkolenie dla zespołu
- Propozycję kolejnych usprawnień
„Nie chcę, żeby ludzie pracowali szybciej. Chcę, żeby przestali robić to, czego nie powinien robić człowiek.”
Dla kogo jest oszczędność czasu zespołu
- Małe zespoły, w których każdy ma za dużo na głowie
- Firmy, w których pracownicy zajmują się głównie administracją zamiast klientami
- Właściciele, którzy sami wykonują czynności biurowe, bo nie mają kogo poprosić
- Firmy, które rosną i chcą nadążyć bez wielkiego zwiększania etatów
Najczęstsze pytania
Jak sprawdzić, na co ucieka czas w firmie?
Wystarczy przez tydzień zapisywać, co zajmuje zespołowi najwięcej czasu, a zwłaszcza czynności powtarzalne. Na rozmowie przejdziemy przez tę listę i wskażę, co da się zautomatyzować. Często wychodzą czynności, których nikt nawet nie liczył. Taka lista często zaskakuje samego właściciela, bo widać na niej rzeczy, które kiedyś wydawały się drobiazgami.
Czy da się zmierzyć, ile czasu zaoszczędziliśmy?
Tak. Przed wdrożeniem ustalamy, ile czasu dana czynność zajmuje, a po jakimś czasie porównujemy to z rzeczywistością. Nie obiecuję z góry żadnej liczby godzin, bo zależy od Twojej firmy, ale sprawdzamy wyniki, żebyś widział, czy się opłaciło. Dzięki temu decyzje o kolejnych krokach opierają się na faktach.
Czy pracownicy nie będą się obawiać automatyzacji?
Warto im wyjaśnić, że chodzi o zdjęcie nudnych czynności, a nie o zmniejszenie zespołu. Chętnie pomagam w takiej rozmowie. Gdy ludzie widzą, że automat oszczędza im pracy, zwykle sami zgłaszają kolejne pomysły. Dobrze, gdy zespół jest częścią tego procesu od początku.
Od jakiego zadania zacząć?
Najlepiej od takiego, które jest uciążliwe, powtarzalne i zawsze wygląda tak samo. Przepisywanie danych, wysyłka tych samych wiadomości albo składanie zestawień to dobre początki. Pierwsza mała zmiana zwykle szybko pokazuje, ile jeszcze da się odzyskać. Wtedy łatwiej ocenić, ile godzin faktycznie odzyskujecie.
Zobacz też
Co jeszcze da się zautomatyzować
Bezpłatna konsultacja
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Niezobowiązująca rozmowa: powiem, co realnie da Ci więcej klientów i ile to kosztuje. Odpowiadam w ciągu 24 h.
