Automatyzacje · Automatyczne przepływy pracy
Automatyczne przepływy pracy (workflow), dzięki którym sprawy w firmie same idą do właściwej osoby
Workflow to zapisana droga, którą przechodzi sprawa w Twojej firmie: od zapytania, przez realizację, do zamknięcia. Automat pilnuje, żeby niczego nie zgubić i żeby każdy wiedział, co jest jego.
Poznajesz którąś z tych sytuacji?
- Dokumenty krążą mailem, a Ty nie wiesz, kto ma teraz piłkę.
- Zlecenie zgubiło się po drodze i klient musiał dopytywać.
- Pracownicy pytają, co mają zrobić dalej.
- Zatwierdzenia czekają dniami, bo nikt nie wie, że to jego kolej.
- Ten sam proces każdy robi trochę inaczej.
Takie sytuacje wynikają z braku jednego, wspólnego schematu. Gdy jest zapisany i pilnowany przez automat, sprawy przestają ginąć.
Z czym to się je
Czym są automatyczne przepływy pracy
To ustawiony z góry porządek, w którym sprawa wędruje przez firmę. Przychodzi zlecenie, automat przypisuje je osobie, wysyła jej powiadomienie, a po zakończeniu przekazuje dalej. Nikt nie musi pilnować kolejki ręcznie. Dzięki temu nikt nie musi pamiętać, kto jest następny w kolejce.
Przepływ potrafi też reagować na warunki. Jeśli kwota jest wyższa, trafia do akceptacji szefa. Jeśli czegoś brakuje, wraca z prośbą o uzupełnienie. Ty ustalasz zasady, a automat ich konsekwentnie pilnuje. To tak, jakbyś miał dobrego asystenta, który zna zasady firmy i nigdy ich nie zapomina.
Zaczynam od narysowania procesu na kartce, razem z Tobą i osobami, które go znają. Dopiero potem budowam go w narzędziu. Dzięki temu przepływ odzwierciedla to, jak firma naprawdę działa, a nie teoretyczny schemat. Po wdrożeniu zespół dostaje krótką instrukcję, więc nowy przepływ nie zaskakuje nikogo.
Co zyskujesz
Co zyskujesz dzięki przepływom pracy
Sprawy nie giną
Każde zlecenie czy dokument ma swojego opiekuna i nie znika w skrzynce mailowej.
Wiesz, na jakim jest etapie
Widzisz od razu, co jest w toku, co czeka i gdzie coś utknęło, bez dopytywania zespołu.
Zespół wie, co robić
Każdy dostaje powiadomienie, gdy to jego kolej, więc nie musi pytać ani zgadywać.
Jednakowa jakość
Proces przebiega tak samo za każdym razem, także gdy zastępuje kogoś nowa osoba.
Przykład
Jak to wygląda w praktyce
Przed przepływem
Po przepływiePrzykład ilustracyjny, oparty na sytuacjach, które często spotykam w małych firmach.
Krok po kroku
Jak to wygląda z Twojej strony
- 1
Opis procesu
Twój udział: rozmowaOpowiadasz, jak dziś wygląda droga sprawy. Spisujemy ją razem krok po kroku.
- 2
Zasady przepływu
Twój udział: ustalenieUstalamy, kto za co odpowiada i co dzieje się w nietypowych sytuacjach.
- 3
Budowa i test
Twój udział: próbaBuduję przepływ i sprawdzam go na kilku prawdziwych sprawach razem z zespołem.
- 4
Start
Twój udział: pierwsze dniPrzepływ rusza na stałe. Zespół dostaje krótką instrukcję, a ja czekam na uwagi.
Co dostajesz
Co dostajesz
- Spisany i narysowany proces firmy
- Działający automatyczny przepływ dopasowany do Twojego zespołu
- Powiadomienia dla osób odpowiedzialnych za kolejne kroki
- Podgląd, na jakim etapie jest każda sprawa
- Krótką instrukcję dla zespołu
- Wsparcie po starcie i poprawki, gdy coś trzeba zmienić
„Dobry przepływ pracy zaczyna się od rozmowy z ludźmi, którzy go znają. Narzędzie jest tylko wykonawcą ich zasad.”
Dla kogo są automatyczne przepływy pracy
- Biura i firmy, w których dokumenty wędrują między kilkoma osobami
- Zespoły, w których zlecenia przekazuje się mailem i często gubią się po drodze
- Firmy, które mają powtarzalne procesy z kilkoma krokami i zatwierdzeniami
- Właściciele, którzy chcą widzieć, na jakim etapie jest każda sprawa
Najczęstsze pytania
Czym jest workflow w firmie?
To zapisany ciąg kroków, przez które przechodzi sprawa, na przykład zlecenie albo dokument. Każdy krok ma swoją osobę i swój warunek. Automat pilnuje, żeby sprawa nie utknęła, i przekazuje ją dalej, gdy poprzedni krok jest gotowy. Dzięki temu nikt nie musi pytać, na jakim etapie jest sprawa, i odpowiedź jest zawsze pod ręką.
Czy workflow jest tylko dla dużych firm?
Nie, w małych firmach bywa nawet bardziej pomocny. Gdy pracuje kilka osób, łatwo o chaos i zgubione wiadomości. Prosty przepływ pracy porządkuje to bez wielkich systemów i bez drogich wdrożeń. Zaczynamy od kilku kroków i dokładamy kolejne dopiero wtedy, gdy zespół się z nimi oswoi, żeby nikogo nie przytłoczyć.
Czy mogę coś zmienić po wdrożeniu?
Tak. Firma się zmienia, więc przepływ też powinien. Ustawiam go tak, żeby dało się dodać krok, zmienić osobę albo warunek bez budowania wszystkiego od początku. Prostsze zmiany robię od ręki, a większe omawiamy. Nie ma więc potrzeby rezygnować z narzędzi, do których zespół jest przyzwyczajony.
Czy muszę mieć specjalny program do tego?
Zwykle nie. Używam narzędzi do automatyzacji, które łączą się z tym, co już masz, na przykład z pocztą, arkuszem czy programem do faktur. Gdy sytuacja jest nietypowa, dopisuję własny kod, żebyś nie musiał niczego zmieniać w swoich zwyczajach. Rozbudowę robimy wtedy, gdy rzeczywiście jest potrzebna.
Zobacz też
Co jeszcze da się zautomatyzować
Bezpłatna konsultacja
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Niezobowiązująca rozmowa: powiem, co realnie da Ci więcej klientów i ile to kosztuje. Odpowiadam w ciągu 24 h.
