Automatyzacje · Automatyzacja procesów biznesowych
Automatyzacja procesów w firmie, która zdejmuje z Ciebie powtarzalną papierologię
Automatyzacja procesów to przekazanie powtarzalnych czynności programowi, który wykonuje je za Ciebie, tak samo i zawsze na czas. Ty zajmujesz się klientami i decyzjami, a papierologia dzieje się w tle.
Poznajesz którąś z tych sytuacji?
- Co tydzień przepisujesz te same dane z maila do arkusza albo programu.
- Oferta czeka kilka dni, bo nikt nie ma czasu jej przygotować.
- Gdy jedna osoba jest na urlopie, część firmy staje.
- Zdarza Ci się zapomnieć o przypomnieniu, fakturze albo odpowiedzi klientowi.
- Czujesz, że wieczorem dokańczasz pracę biurową zamiast odpoczywać.
Zwykle to nie wina ludzi, tylko tego, że ten sam schemat wykonuje się ręcznie za każdym razem. Taki schemat da się oddać automatowi.
Z czym to się je
Czym jest automatyzacja procesów w firmie
To sytuacja, w której czynność robiona zawsze według tego samego schematu przestaje wymagać Twojej uwagi. Na przykład: klient wypełnia formularz, a dane trafiają do arkusza, on dostaje potwierdzenie, a Ty powiadomienie. Nikt niczego nie przepisuje i nikt nie musi pamiętać.
Zaczynam od rozmowy i spisania tego, co dziś robicie ręcznie. Wspólnie sprawdzamy, ile czasu to zabiera i co najczęściej się psuje. Nie automatyzuję wszystkiego, tylko to, co faktycznie obciąża firmę i da się zrobić bezpiecznie.
Do wdrożenia używam gotowych narzędzi do automatyzacji, a kiedy to za mało, piszę własny kod. Ty nie musisz znać żadnych szczegółów technicznych. Dostajesz działający proces i prosty opis tego, co się dzieje krok po kroku.
Co zyskujesz
Co zyskujesz dzięki automatyzacji
Więcej czasu na klientów
Czynności, które zjadały godziny, dzieją się w tle, a Ty masz głowę wolną na sprzedaż i rozmowy.
Spokój, że nic nie umknie
Przypomnienia, oferty i potwierdzenia wychodzą same, więc nie musisz polegać wyłącznie na pamięci.
Firma niezależna od jednej osoby
Proces jest zapisany i działa także wtedy, gdy ktoś jest na urlopie albo zachoruje.
Łatwiejszy wzrost
Przy większej liczbie zleceń nie musisz od razu zwiększać liczby osób w biurze.
Przykład
Jak to wygląda w praktyce
Przed automatyzacją
Po automatyzacjiPrzykład ilustracyjny, oparty na sytuacjach, które często spotykam w małych firmach.
Krok po kroku
Jak to wygląda z Twojej strony
- 1
Rozmowa i lista
Twój udział: rozmowaOpowiadasz, co robicie ręcznie. Razem spisujemy te czynności i oceniamy, które męczą najbardziej.
- 2
Wybór pierwszego procesu
Twój udział: decyzjaProponuję jeden proces z największym zyskiem. Zatwierdzasz, zanim cokolwiek zacznę robić.
- 3
Wdrożenie
Twój udział: sprawdzenieBuduję automatyzację i pokazuję Ci, jak działa na prawdziwych przykładach, zanim ruszy na stałe.
- 4
Uruchomienie i opieka
Twój udział: spokójProces działa, a ja pilnuję, czy wszystko idzie jak trzeba. Gdy się sprawdzi, bierzemy kolejny.
Co dostajesz
Co dostajesz
- Spisane procesy firmy z oceną, co warto zautomatyzować
- Działającą pierwszą automatyzację dopasowaną do Twojej firmy
- Test na prawdziwych przykładach przed uruchomieniem
- Prosty opis, co robi automat i jak go wyłączyć
- Pomoc, gdy coś trzeba zmienić
- Propozycję kolejnych kroków, jeśli pierwszy się sprawdzi
„Nie automatyzuję dla samej technologii. Szukam czynności, które dziś kradną Ci czas, i oddaję je programowi tak, żebyś mógł mu zaufać.”
Dla kogo jest automatyzacja procesów
- Właściciele firm, którzy co dzień przepisują te same dane z jednego miejsca do drugiego
- Firmy usługowe, w których oferty, umowy i przypomnienia robi się ręcznie
- Zespoły, w których wszystko trzyma się na jednej osobie i jej pamięci
- Przedsiębiorcy, którzy chcą rosnąć, ale nie chcą od razu zatrudniać kolejnej osoby do biura
Najczęstsze pytania
Co w firmie da się zautomatyzować?
Najlepiej nadają się czynności, które robisz wciąż tak samo: wysyłanie ofert, przenoszenie danych z zapytania do arkusza, przypomnienia o płatnościach, obsługa zamówień. Jeśli powtarzasz coś kilka razy w tygodniu według tego samego schematu, prawdopodobnie da się to oddać automatowi. Na rozmowie wskażę, co ma największy sens.
Czy automatyzacja zastąpi moich pracowników?
Nie o to chodzi. Automat bierze na siebie nudne, powtarzalne czynności, a ludzie mają więcej czasu na rozmowę z klientem i decyzje. W małych firmach zwykle nie oznacza to zwolnień, tylko to, że te same osoby nadążają z większą liczbą zleceń.
Czy muszę zmieniać programy, z których korzystam?
Zwykle nie. Staram się łączyć to, co już masz, żeby nikt nie musiał uczyć się wszystkiego od nowa. Zmianę programu proponuję tylko wtedy, gdy obecny w ogóle nie da się połączyć z resztą i generuje stały problem. Dzięki temu zmiana jest dla zespołu łagodna.
Od czego zacząć automatyzację w małej firmie?
Od jednego, najbardziej uciążliwego procesu. Na początku spisujemy, co robicie ręcznie i ile to trwa, a potem wybieramy czynność, która da największą ulgę. Pierwsza mała automatyzacja pokazuje, jak to działa, i dopiero wtedy decydujesz o kolejnych. Takie podejście ogranicza ryzyko i pozwala szybko zobaczyć, czy to ma sens.
Zobacz też
Co jeszcze da się zautomatyzować
Bezpłatna konsultacja
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Niezobowiązująca rozmowa: powiem, co realnie da Ci więcej klientów i ile to kosztuje. Odpowiadam w ciągu 24 h.
