Automatyzacje · Automatyzacja danych
Automatyczne raporty i synchronizacja danych, żebyś zawsze miał pod ręką aktualne liczby
Automatyzacja danych sprawia, że liczby z Twoich programów same zbierają się w jednym miejscu i są zawsze aktualne. Raport nie jest już całodniową robotą, tylko czymś, co po prostu czeka na Ciebie.
Poznajesz którąś z tych sytuacji?
- Co miesiąc ktoś spędza dzień na składaniu raportu z kilku arkuszy.
- Liczby w różnych plikach nie zgadzają się ze sobą.
- Gdy potrzebujesz wyniku, musisz o niego poprosić i czekać.
- Nie wiesz, której wersji pliku używać.
- Decyzje podejmujesz na danych sprzed kilku tygodni.
Źródłem kłopotu zwykle nie są same liczby, tylko ręczne ich przenoszenie. Gdy robi to automat, dane są świeże i spójne.
Z czym to się je
Czym jest automatyzacja danych i raportów
To ustawienie, w którym informacje z Twoich programów i arkuszy same trafiają tam, gdzie są potrzebne. Sprzedaż, koszty, zapytania czy stany magazynowe zbierają się w jednym zestawieniu. Nikt niczego nie kopiuje i nie skleja ręcznie.
Pierwszy krok to ustalenie, jakie pytania zadajesz o swoją firmę. Ile sprzedaliśmy? Skąd przychodzą klienci? Co jest na magazynie? Na tej podstawie dobieram dane i układam raport tak, żeby odpowiadał właśnie na to. Dzięki temu nikt nie ma wątpliwości, że liczby w raporcie są prawdziwe.
Dbam też o czystość danych. Jeśli ten sam klient jest zapisany na trzy sposoby, najpierw to porządkuję. Wtedy raport nie liczy go trzy razy i można mu ufać. Sama zmiana układu raportu jest później prosta, bo dane są już poukładane i mają jedno źródło.
Co zyskujesz
Co zyskujesz dzięki raportom
Aktualne liczby bez proszenia
Raport jest gotowy o ustalonej porze albo zawsze pod ręką, więc nie czekasz, aż ktoś go przygotuje.
Jedna wersja prawdy
Dane z różnych miejsc zgadzają się ze sobą, więc nie musisz zastanawiać się, któremu plikowi wierzyć.
Czas zespołu z powrotem
Osoby, które składały zestawienia ręcznie, zajmują się wreszcie analizą i sprzedażą.
Lepsze decyzje
Widzisz, co naprawdę się dzieje w firmie, i reagujesz od razu, a nie po miesiącu.
Przykład
Jak to wygląda w praktyce
Przed automatyzacją danych
Po automatyzacji danychPrzykład ilustracyjny, oparty na sytuacjach, które często spotykam w małych firmach.
Krok po kroku
Jak to wygląda z Twojej strony
- 1
Pytania o firmę
Twój udział: rozmowaMówisz, jakie liczby chcesz widzieć i do czego ich używasz.
- 2
Źródła danych
Twój udział: dostępySprawdzam, skąd można je pobrać, i proszę o dostępy do potrzebnych programów.
- 3
Pierwszy raport
Twój udział: opiniaPrzygotowuję raport na prawdziwych danych. Poprawiamy układ, aż będzie dla Ciebie jasny.
- 4
Automat
Twój udział: czytanieRaport zaczyna odświeżać się sam. Ty tylko go czytasz.
Co dostajesz
Co dostajesz
- Ustalone, jakie liczby naprawdę są Ci potrzebne
- Połączone źródła danych w jedno zestawienie
- Raport w formie, którą rozumiesz w minutę
- Automatyczne odświeżanie o ustalonej porze
- Uporządkowane, spójne dane
- Pomoc, gdy zechcesz dodać kolejne liczby
„Raport ma odpowiadać na pytania właściciela, a nie robić wrażenie. Zaczynam od tego, co chcesz wiedzieć o firmie, i do tego dobieram dane.”
Dla kogo jest automatyzacja danych i raportów
- Właściciele, którzy co miesiąc ręcznie składają zestawienia z kilku plików
- Firmy, w których liczby w różnych arkuszach i programach się rozjeżdżają
- Zespoły sprzedaży, które chcą widzieć wyniki bez prośby o raport
- Przedsiębiorcy, którzy podejmują decyzje na podstawie nieaktualnych danych
Najczęstsze pytania
Co to jest automatyczny raport?
To zestawienie, które samo zbiera liczby z Twoich programów i arkuszy i przygotowuje się o ustalonej porze. Zamiast prosić kogoś o raport albo składać go ręcznie, otwierasz gotowy dokument lub tablicę i widzisz aktualny stan firmy. Dzięki temu nie musisz wciąż pytać zespołu o wyniki.
Co oznacza synchronizacja danych?
To sytuacja, w której te same informacje w kilku miejscach są zawsze takie same. Jeśli zmienisz adres klienta w jednym programie, pojawia się on także w pozostałych. Nie ma już dwóch różnych wersji tej samej informacji. Wtedy masz pewność, że każdy w firmie patrzy na te same dane.
Czy raport może wyglądać tak, jak lubię?
Tak. Układ ustalamy razem: które liczby są dla Ciebie ważne, w jakiej formie je chcesz oglądać i jak często. Może to być tabela, wykres albo krótka wiadomość na pocztę. Chodzi o to, byś rozumiał raport w minutę. Po kilku poprawkach raport jest zwykle taki, jak sobie wyobrażasz.
Czy dane z różnych programów da się połączyć?
Zwykle tak, jeśli programy pozwalają je wyeksportować lub pobrać. Najpierw sprawdzam, co jest dostępne, i mówię uczciwie, czego nie da się zrobić. Czasem trzeba wprowadzić drobny porządek w danych, zanim zaczną układać się w całość. Takie uporządkowanie jest zwykle jednorazowe i dużo pomaga.
Zobacz też
Co jeszcze da się zautomatyzować
Bezpłatna konsultacja
Porozmawiajmy o Twojej firmie
Niezobowiązująca rozmowa: powiem, co realnie da Ci więcej klientów i ile to kosztuje. Odpowiadam w ciągu 24 h.
